Im Grandhotel findet am Abend eine Gala mit 800 Gästen statt. Viele Teilnehmer der Veranstaltung haben auch Zimmer im Hotel reserviert, alles ist ausgebucht. Alarmstufe rot für sämtliche Abteilungen! Seit Tagen läuft die Planung, damit die einzelnen Bereiche von der Rezeption über das Housekeeping und die Küche mit Bankettservice bis hin zum Lager reibungslos wie Zahnräder ineinandergreifen. Ohne Hotelkaufleute (IHK) wäre diese Herausforderung nicht zu meistern. Ob bei der Ausstattung der Räumlichkeiten mit technischem Zubehör oder Dekoration, der Erstellung von Dienstplänen für das Servicepersonal sowie von Kosten-Leistungs-Rechnungen als Entscheidungsgrundlage für die Hotelleitung, überall stehen sie in der ersten Reihe und wirken mit. Sie steuern die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen und koordinieren die Abläufe zwischen Direktion, Food-and-Beverage sowie den unterstellten Bereichen Küche, Weinkeller und Magazin bzw. Lager. Hier kontrollieren sie den Bestand an Lebensmitteln, Getränken und Materialien, ordern neue Waren, nehmen diese in Empfang und gleichen sie mit den Einkaufslisten ab. Sind genügend Blumen und Gästepräsente vorhanden und werden diese auch ansprechend in den Zimmern platziert? Gerade ruft ein Lieferant an und erklärt, dass es mit der zusätzlichen Champagner-Lieferung für den Abend Schwierigkeiten gibt. Das ist nicht akzeptabel – trotzdem Ruhe bewahren und zur Not improvisieren. Hotelkaufleute müssen in der Lage sein, auch in schwierigen Situationen immer eine Lösung zur Zufriedenheit ihrer Gäste zu finden. Das erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Flexibilität und vorausschauendem Handeln. Auch spät abends, am Wochenende oder an Feiertagen sollten sie bereit sein, ihren Gästen geduldig und taktvoll zu begegnen.

Vormittags ist immer am meisten los. Vor der Hotel-Rezeption stehen mehrere Gäste mit unterschiedlichen Wünschen und Fragen, alle wollen zügig und kompetent betreut werden. An- und Abreisen sind zu organisieren, ein Ehepaar möchte wissen, wie es zu Fuß zum Museum gelangt. Die beiden Hotelfachleute (IHK) am Empfang haben alle Hände voll zu tun, bleiben dabei immer freundlich und hilfsbereit. Sie wissen, dass sie einen entscheidenden Einfluss darauf haben, welchen Eindruck die Gäste vom Hotel bekommen. Gerade steht ein weiterer Gast in der Lobby und berichtet aufgeregt und in englischer Sprache, dass sein Koffer verloren gegangen sei, er aber für seinen anstehenden Geschäftstermin jetzt schnell ein frisches Hemd benötige. Erst einmal den Gast beruhigen und dann – recherchieren und improvisieren. Wo ist der nächste Herrenausstatter, kann er ein passendes Hemd ins Hotel liefern oder muss ein Bote es abholen? Hotelfachleute müssen jeden Tag aufs Neue wechselnde Anforderungen meistern und geben alles, damit sich ihre Gäste wohl fühlen. Sie unterstützen sämtliche Abteilungen des Hotels, denn ihre Tätigkeiten beschränken sich nicht nur auf den direkten Kontakt mit Gästen, etwa an der Rezeption, im Restaurant, bei Veranstaltungen oder an der Bar. Auch „hinter den Kulissen“ gibt es eine Menge zu tun. Reservierungs- und Housekeeping-Pläne müssen erstellt oder aktualisiert werden, damit Fehlbuchungen oder Engpässe gar nicht erst entstehen. In der Verwaltung ist kaufmännisches Wissen bei der PC-gestützten Erledigung der Buchhaltung und Überwachung der laufenden Konten gefragt.

Der Koch/Köchin (IHK) haben folgenden Aufgabenpool: Herstellen von Suppen und Soßen, Zubereiten von Fisch, Schalen- und Krustentieren, Verarbeiten von Fleisch und Innereien, Wild und Geflügel, Zubereiten von pflanzlichen Nahrungsmitteln und Sättigungsbeilagen, Herstellen von Süßspeisen, Eierspeisen sowie Speisen aus Molkereiprodukten, Herstellen von Vorspeisen und Anrichten von kalten und warmen Platten, Beherrschen der Grundlagen der Kalkulation, Erarbeiten von Menüvorschlägen und Beraten der Gäste, Beherrschen von arbeits- und küchentechnischen Verfahren und Anwenden von Hygienevorschriften, Berücksichtigen von ernährungsphysiologischen, ökonomischen und ökologischen Gesichtspunkten.